Serie „Was macht eigentlich..?“

Ein Duo hilft allen Besucherinnen und Besuchern

Es fällt an diesem Donnerstagvormittag schwer, mit den beiden Angestellten im Bürgerservice des Landratsamts in Miltenberg ins Gespräch zu kommen. Der Sicherheitsdienst schickt Besucher*innen an den Schalter zu Loretta von Winckelmann und kaum hat Esther Beck das Telefon aufgelegt, klingelt es erneut. Ausnahmezustand? Nein, sind sich die beiden Frauen einig, im Bürgerservice ist das normal.

Von Winckelmann und Beck gehören zu einem dreiköpfigen Team, das im Notfall von zwei weiteren Mitarbeitern des Landratsamts ergänzt wird. Sie sind quasi die Visitenkarte der Behörde, denn sie sind in den meisten Fällen der Erstkontakt der Anrufer*innen oder der Besucher*innen.

Kein einfacher Job, aber die zwei Frauen machen es gerne. Jeder Tag ist anders, jeder Kontakt ist neu und ständig müssen sie auf neue Situationen reagieren.

Ina Jankowsky, die im Landratsamt den Bereich Organisation und Service verantwortet, weiß genau, welche Anforderungen Bewerber*innen haben müssen: Sie müssen sehr stressresistent sein, viele Tätigkeiten gleichzeitig erledigen, gut koordinieren können, sie müssen Lernbereitschaft mitbringen, freundlich auftreten, kommunikationsfähig sein – und vor allem müssen sie sich gut auskennen im Landratsamt, die Sachbearbeiter*innen und deren Zimmer- und Telefonnummern kennen. Sie müssen über den Aufgabenbereich des Landratsamts Bescheid wissen und Bürger*innen an Kommunen oder andere Behörden vermitteln, wenn deren Anliegen im Landratsamt nicht gelöst werden können. „Hier braucht es eierlegende Wollmilchsäue“, zeigt Jankowsky großen Respekt vor dem Personal im Bürgerservice.

Das Personal im Bürgerservice hat noch weitere Aufgaben zu erledigen, die über den Empfang und die Weiterleitung von Personen hinausgehen. Aus Platzgründen können hier nur einige genannt werden: Verwaltung der Dienstwagen und -räder der Behörde und der Dienstsiegel, Herausgabe von Formularen, Leerung des Nachtbriefkastens, Verteilung wichtiger eingehender Faxe, Aushängen öffentlicher Bekanntmachungen und Verteilung von Post an Kommunen, andere Ämter und Polizei. Auch wer im Landkreis eine Rentenberatung braucht, ist im Bürgerservice richtig: Das Team vergibt die Termine für den Rentenberater, der jeweils montags im Dienstgebäude im Fährweg anwesend ist. Aber auch für diverse Anliegen des Personals des Landratsamts haben die Frauen stets ein offenes Ohr. Und wenn im Landratsamt getagt wird, haben die Damen stets den Überblick und wissen, in welchen Sitzungsraum sie welchen Tagungsteilnehmer schicken müssen.

Angesichts so vieler Aufgaben ist es kein Wunder, dass es auf jeden Fall zwei Personen im Bürgerservice braucht, stellt Ina Jankowsky klar, die Frauen haben kaum Zeit für Pausen. 200 Anrufe hat Esther Beck schon einmal an einem Vormittag gezählt, erzählt sie. Das heißt 200 Mal freundlich sein, Menschen an die richtigen Ansprechpartner*innen vermitteln und auch einmal geduldig sein, wenn der Anrufer am anderen Ende der Leitung etwas nicht versteht. Dass von Winckelmann und Beck gut Englisch sprechen, hat ihnen schon oft geholfen, denn mitunter ist das die einzige Sprache, die Geflüchtete oder Asylsuchende verstehen. Eine Mitarbeiterin kann sogar das kyrillische Alphabet lesen, so dass sie beispielsweise Dokumente ukrainischer Flüchtlinge entziffern kann.

Kein einfacher Job also, der im Bürgerservice zu erledigen ist. Und doch kann sich Esther Beck keine andere Stelle vorstellen, die ihr so viel Freude bereiten würde. Loretta von Winckelmann sieht es ähnlich: „Wir sind ein tolles Team und es macht hier einfach Spaß.“

Das gleiche Aufgabengebiet hat übrigens auch ein Zweierteam im Empfang der neuen Dienststelle in Obernburg. Man hilft sich bei Personalengpässen auch gegenseitig aus – ganz im Sinne des Teamgedankens.   wiz