Kooperationsveranstaltung der IHK und Unternehmerinnenforum NOK e.v.

Die Zeit wird knapp: E-Mail, WhatsApp und das Telefon klingelt – Zeitmanagement und digitale Helfer

Sie ist Segen und Fluch zugleich: die ständige Erreichbarkeit per E-Mail, WhatsApp und Telefon. Einerseits erwarten Kunden eine zeitnahe Bearbeitung von Anfragen. Anderseits erfordert die Bearbeitung auch Freiräume ohne Störung. Wie geht man geschickt mit diesem Spannungsverhältnis um? Welche Tätigkeiten lassen sich digitalisieren, um neue Freiräume zu schaffen? Im Rahmen einer Kooperationsveranstaltung von IHK Rhein-Neckar und Unternehmerinnenforum Neckar-Odenwald-Kreis e. V. erhielten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer Antworten auf diese Fragen und Tipps für die Praxis im Haus der Wirtschaft in Mosbach.

Wie ein adäquates Zeitmanagement aussehen kann, das den Kopf freihält und die Kundenwünsche berücksichtigt, erläuterte Gedächtnistrainerin Julia Kunz, indem sie „Systematiker“ und „kreative Chaoten“ voneinander abgrenzte. „Denn wir ticken unterschiedlich“, so Kunz. Während die Systematiker mit den Empfehlungen des klassischen Zeitmanagements – Prioritäten nach dem A-B-C-System, To-Do-Listen und strikte Vorgaben – sehr gut zurechtkämen, brächten die kreativen Chaoten etwas anderes. Sie sollten ihre To-Do-Listen von ihren Kalendern entkoppeln und durch Zeitinseln verbinden.

To-Do-Listen erlauben das Sammeln nicht nur von Aufgaben, sondern auch von Gedanken und Ideen. Sie können in Heften oder digital geführt werden, bspw. mithilfe von Evernote oder Wunderlist. Zeitinseln sind festgelebte Blöcke, die in den Kalender eingetragen werden: große Zeitinseln für Urlaube, Projekttermine und wichtige Geburtstage; kleine Zeitinseln für wiederkehrende Termine, regelmäßige Meetings und wichtige Aufgaben, die erledigt werden müssen. Leere Zeitinseln schaffen Freiräume, in denen Gedanken und Ideen aufgegriffen werden können, die in To-Do-Liste stehen.

Dr. Andreas Hildenbrand und Martin Preil von der IHK knüpften daran an und stellten digitale Helfer für das Büro vor. Wie man mit kaufmännischer Software einerseits Lieferanten und Kunden verwaltet und anderseits Angebote und Rechnungen schreibt, illustrierte Hildenbrand. Preil ging auf mögliche Finanzierungshilfen ein, die dabei helfen können, Digitalisierungsprojekte zu stemmen. „Wenn Sie investieren wollen, dann werfen Sie unbedingt auch einen Blick auf die Digitalisierungsprämie der L-Bank“, so Preil.

Sabine Philipp-Raquét und Brigitte Wagner, die beiden Vorsitzenden des Unternehmerinnenforums, freuten sich über den gelungenen Abend. „Im nächsten Jahr geht es weiter“, betonten beide.