Die drei Jobcenter am Bayerischen Untermain führen die elektronische Akte ein

Mit der elektronischen Akte wird ab 28. Mai im Jobcenter Stadt Aschaffenburg, ab 4. Juni im Jobcenter Landkreis Aschaffenburg und ab 11. Juni im Jobcenter Landkreis Miltenberg die klassische Aktenhaltung nach und nach abgelöst.

Die Geschäftsführer der Jobcenter sagen unisono: „ Dies ist ein Schritt mehr moder-ne Verwaltung mit weniger Papier. Die Jobcenter werden hierdurch zu einem papier-armen Dienstleister. Kundinnen und Kunden können aber weiter wie gewohnt ihre Anliegen per Brief adressieren. Der Nutzen für die Kundinnen und Kunden: weniger Wartezeiten und schnellere Auskünfte.

Datenschutz hat Vorrang
Elektronische Aktenführung heißt, dass eingehende Kundenpost gescannt und com-puterlesbar gespeichert wird. Diese Dokumente werden anschließend weitgehend automatisch der „richtigen“ Akte zugeordnet. Die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehen dann in einem elektronischen Postkorb, dass ein Dokument zur Bearbeitung eingegangen ist. Der Einhaltung des Datenschutzes wird dabei höchste Priorität eingeräumt: Einblick in die Dokumente haben immer nur die Jobcenter-Beschäftigten, die diese auch für die Erledigung ihrer Aufgaben brauchen.

Kundinnen und Kunden profitieren von moderner Technik
Auskünfte können schneller gegeben werden, weil die Akte sofort auf den Bildschir-men verfügbar ist und nicht erst aus einer Ablage geholt werden muss. Auch die Be-arbeitungszeiten können hierdurch sinken. Die elektronische Akte ist zugleich der Grundbaustein für kundenfreundliche Online-Angebote in der Zukunft.

Bitten an die Kunden:
Keine Originale zusenden oder abgeben!
Abgegebene Unterlagen werden eingescannt und anschließend vernichtet! Daher können Originale nicht mehr wiederbeschafft werden. Originalpapiere können an den zur Verfügungen stehenden Kopiergeräten im Jobcenter kostenfrei selbst kopiert werden.

Vollständige Bedarfsgemeinschaftsnummer deutlich lesbar angeben
Um die automatische Zuordnung der eingereichten und im nächsten Schritt gescann-ten Dokumente zu erleichtern, bitten wir, die Bedarfsgemeinschaftsnummer immer komplett mit 14 Zeichen anzugeben.
Sollte ein vorbereitetes Rückantwortschreiben vorhanden sein, bitte diese Rückant-wort verwenden, da die Zuordnung in die richtige elektronische Leistungsakte über einen aufgedruckten QR-Code sichergestellt wird

Die Geschäftsführer bitten außerdem um Verständnis, wenn es bei der Umstellung zunächst ein paar Tage dauern kann, bis alles reibungslos läuft. Die Mitarbeiter wur-den intensiv geschult.

Die elektronische Aktenführung schafft Platz
Die durchschnittliche Akte von Kundinnen und Kunden eines Jobcenters umfasst 300 Seiten, oft auch mehr. Bundesweit lagern zurzeit über 5 Milliarden Blatt Papier in Jobcentern und täglich würden ohne die Einführung der eAkte rund 1,8 Millionen Blatt hinzukommen.
In den drei Jobcentern am Bayerischen Untermain gibt es rund 14.400 Leistungsbe-rechtigte in 7.500 Bedarfsgemeinschaften. Hochgerechnet wären das 4,3 Millionen Blatt Papier. Die elektronische Akte hilft dabei, diese Flut einzudämmen und dadurch mittelfristig auch Lagerkapazitäten im Jobcenter zu sparen.

Hintergrund
Die elektronische Akte wird von der Bundesagentur für Arbeit (BA) schon seit 2012 in den Agenturen für Arbeit und den Familienkassen eingesetzt. Bis Jahresende 2015 wurde dieses Verfahren im Hinblick auf seine Praxistauglichkeit für den Bereich der Grundsicherung (SGB II / „Hartz IV“) erfolgreich erprobt. Die elektronische Akte wird bis Mitte 2018 nach und nach in allen 303 Jobcentern eingeführt, die von der BA ge-meinsam mit den Kommunen betrieben werden.